Lunet, membre du groupe EssilorLuxottica

CET AVIS DÉCRIT COMMENT LES INFORMATIONS MÉDICALES VOUS CONCERNANT PEUVENT ÊTRE UTILISÉES ET DIVULGUÉES ET COMMENT VOUS POUVEZ AVOIR ACCÈS À CES INFORMATIONS.

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NOS OBLIGATIONS LÉGALES

Lunet, membre du groupe EssilorLuxottica, s'engage à protéger votre vie privée. Cet avis décrit les utilisations et les divulgations que nous faisons de vos informations de santé personnelles, y compris certains droits que vous avez, et les obligations auxquelles Lunet, membre du groupe EssilorLuxottica, est tenu, en ce qui concerne ces informations.

Nous sommes tenus par les lois fédérales et nationales applicables de faire ce qui suit :

• Préserver la confidentialité et la sécurité des informations relatives à votre santé ;
• Vous donner le présent avis sur nos pratiques en matière de protection de la vie privée, nos obligations légales et vos droits concernant vos informations de santé ;
• vous informer, ainsi que toutes les autres personnes concernées, d'une violation d'informations de santé non sécurisées ; et
• Respecter les pratiques en matière de protection de la vie privée décrites dans le présent avis tant qu'il est en vigueur. Le présent avis prend effet le 8/6/2025 et restera en vigueur jusqu'à ce que nous le remplacions. Nous nous réservons le droit de modifier nos pratiques en matière de protection de la vie privée et les termes du présent avis à tout moment, à condition que ces modifications soient autorisées par la loi applicable.

Nous nous réservons le droit de modifier nos pratiques en matière de protection de la vie privée et le présent avis pour toutes les informations sur la santé que nous conservons, y compris les informations sur la santé que nous avons créées ou reçues avant de procéder à ces modifications. En cas de modification substantielle de nos pratiques en matière de protection de la vie privée, nous modifierons le présent avis et vous le ferons parvenir, ou vous pourrez le consulter sur notre site web. Vous pouvez demander une copie de notre avis à tout moment. Pour plus d'informations sur nos pratiques en matière de protection de la vie privée, ou pour obtenir des copies supplémentaires du présent avis, veuillez nous contacter en utilisant les coordonnées figurant à la fin du présent avis.

UTILISATION ET DIVULGATION D'INFORMATIONS SUR LA SANTÉ

Nous utilisons les informations de santé vous concernant pour le traitement, pour obtenir le paiement du traitement, à des fins administratives et pour évaluer la qualité des soins et des services que vous recevez. Vos informations de santé sont contenues dans un dossier qui est la propriété physique de Lunet, membre du groupe EssilorLuxottica. Vos informations de santé consistent en toute information, sous forme orale ou enregistrée, qui est créée ou reçue par nous, qui vous identifie individuellement et qui concerne votre santé ou votre état physique ou mental passé, présent ou futur, la fourniture de soins de santé ou le paiement passé, présent ou futur pour la fourniture de soins de santé.

Comment nous pouvons utiliser ou divulguer vos informations de santé

Pour le traitement. Nous pouvons utiliser ou divulguer vos informations de santé à un optométriste, un ophtalmologiste, un opticien ou d'autres prestataires de soins de santé qui vous traitent. Cela peut inclure

• la fourniture, la coordination ou la gestion des soins de santé ;
• la consultation entre les prestataires de soins de santé concernant vos soins ; ou
• vous adresser à un autre prestataire de soins de santé.

Pour le paiement. Nous pouvons utiliser et divulguer vos informations de santé pour faciliter le paiement des prestations pour les traitements et les services qui vous sont fournis. Cela peut inclure

• les activités de facturation et de recouvrement et le traitement des données y afférentes ;
• la présentation de demandes de remboursement au titre de votre couverture santé ou vision ;
• divulgation aux agences de renseignements sur les consommateurs d'informations relatives au recouvrement des paiements.

Pour le fonctionnement des soins de santé. Nous pouvons utiliser et divulguer des informations de santé vous concernant à des fins de gestion des soins de santé. Par exemple, vos informations de santé peuvent être utilisées ou divulguées pour :

• la réalisation d'évaluations de la qualité et d'activités d'amélioration ;
• les programmes de formation ou les activités d'accréditation ;
• la réalisation ou l'organisation d'examens médicaux, de services juridiques, de services d'audit, de programmes de détection des fraudes et des abus et de programmes de conformité ;
• déterminer comment améliorer en permanence la qualité et l'efficacité des produits, des services et des soins que nous fournissons, y compris par des enquêtes de satisfaction de la clientèle et des analyses de données ;
• gérer correctement nos activités ;
• la planification et le développement des activités, y compris les acquisitions, les fusions et les consolidations ; et
• communiquer avec vous au sujet d'un produit ou d'un service lié à la santé que nous fournissons, de votre traitement, de la gestion des dossiers ou de la coordination des soins, ou vous recommander d'autres traitements, thérapies, prestataires ou lieux de soins, dans la mesure où ces activités ne font pas partie de votre traitement actuel.

À vous, votre famille et vos amis. Nous devons vous divulguer les informations relatives à votre santé, comme indiqué dans la section Vos droits en matière d'informations sur la santé du présent avis. Nous pouvons divulguer des informations sur votre santé à un membre de votre famille, à un ami ou à une autre personne dans la mesure où cela est nécessaire pour contribuer à vos soins de santé ou au paiement de ces derniers, mais uniquement si vous acceptez que nous le fassions ou, si vous n'êtes pas en mesure d'accepter, si cela est nécessaire selon notre jugement professionnel.

Localisation et notification. Nous pouvons utiliser ou divulguer vos informations de santé pour notifier ou aider à notifier (y compris identifier ou localiser) un membre de votre famille, votre représentant personnel ou une autre personne responsable de vos soins, de votre localisation ou de votre état général. Nous ne procéderons à ce type de divulgation que si vous acceptez que nous le fassions ou, si vous n'êtes pas en mesure d'accepter, si cela est nécessaire selon notre jugement professionnel.

Exigences légales. Nous pouvons utiliser et divulguer des informations vous concernant dans la mesure où la loi applicable l'exige. En outre, nous pouvons divulguer des informations aux fins suivantes :

• pour les procédures judiciaires et administratives en vertu d'une décision de justice ou d'une autorisation légale spécifique ;
• en vertu d'un accord de garde partagée/conjointe et de garde d'enfants ou de pension alimentaire autorisé par la loi ou par une décision de justice ;
• de signaler les informations relatives aux victimes d'abus, de négligence ou de violence domestique ;
• pour aider les autorités chargées de l'application de la loi dans l'exercice de leurs fonctions ; ou
• pour aider les responsables de la santé publique, de la sécurité ou de l'application de la loi à éviter une menace grave pour votre santé ou votre sécurité ou celle de toute autre personne.

Représentants personnels ; défunts. Nous pouvons divulguer vos informations de santé à vos représentants personnels autorisés par la loi, tels qu'un tuteur, une procuration pour les soins de santé ou un administrateur nommé par le tribunal. Vos informations de santé peuvent également être divulguées aux exécuteurs testamentaires, aux membres de la famille légalement autorisés, aux directeurs de pompes funèbres ou aux coroners afin de leur permettre d'exercer leurs fonctions légales à votre décès.

Don d'organes/de tissus. Vos informations de santé peuvent être utilisées ou divulguées à des fins de don d'organes, d'yeux ou de tissus cadavériques, à condition que nous respections les lois en vigueur.

Fonctions gouvernementales. Les fonctions gouvernementales spécialisées, telles que la protection des fonctionnaires ou les rapports aux différentes branches des services armés, peuvent nécessiter l'utilisation ou la divulgation de vos informations de santé.

Indemnisation des travailleurs. Vos informations de santé peuvent être utilisées ou divulguées afin de se conformer aux lois et règlements relatifs à l'indemnisation des travailleurs.

Marketing. Nous n'utiliserons ni ne divulguerons vos informations de santé à des fins de marketing, sans votre autorisation préalable, sauf dans les circonstances étroites autorisées par l'HIPAA. Par exemple, en vertu de l'HIPAA, nous pouvons communiquer avec vous au sujet de produits ou de services liés à la santé que nous fournissons, ou pour vous proposer des alternatives de traitement.

Nous sommes également autorisés à communiquer avec vous au sujet du traitement, de la gestion des cas ou de la coordination des soins (y compris la recommandation d'autres traitements, prestataires ou lieux de soins). Toutefois, si nous recevons une compensation (directe ou indirecte) en échange de ces communications, nous devons d'abord obtenir votre autorisation écrite, sauf si la communication ne concerne qu'un médicament ou un produit biologique qui vous est actuellement prescrit et que toute compensation que nous recevons ne concerne que le coût de la communication. Cette exigence ne s'applique pas au paiement ou à la compensation pour la fourniture d'un traitement.

Vente de vos informations de santé. Nous ne vendrons jamais les informations relatives à votre santé sans votre autorisation préalable, sauf dans les cas limités autorisés par la loi HIPAA. Par exemple, en vertu de la loi HIPAA, nous pouvons recevoir une compensation si nous divulguons vos informations de santé à des fins de recherche, à condition que la compensation reflète le coût de la préparation et de la transmission des informations.

Votre autorisation. Vous pouvez nous donner l'autorisation écrite d'utiliser vos informations de santé ou de les divulguer à quiconque à toute autre fin. Nous ne conditionnerons pas votre traitement actuel ou futur à la fourniture d'une autorisation. Si vous nous donnez une autorisation, vous pouvez la révoquer par écrit à tout moment. Votre révocation n'affectera pas l'utilisation ou la divulgation autorisée par votre autorisation pendant qu'elle était en vigueur.

Sauf autorisation écrite de votre part, nous ne pouvons pas utiliser ou divulguer vos informations de santé pour d'autres raisons que celles décrites dans le présent avis.

A un associé commercial. Un Associé Commercial est une personne ou une entité qui aide Lunet, membre du groupe EssilorLuxottica, à vous fournir ses services. Nous ne divulguerons vos informations de santé qu'à un associé commercial qui a accepté par écrit de protéger ces informations comme l'exige l'HIPAA.

Arrangement de soins de santé organisés (“ OHCA ”). Si nous sommes membres d'un OHCA, nous pouvons divulguer vos renseignements médicaux protégés à un autre membre de l'OHCA pour les opérations de soins de santé de l'OHCA.

VOS DROITS EN MATIÈRE D'INFORMATION SUR LA SANTÉ

Accès: Vous avez le droit de consulter ou d'obtenir des copies des informations relatives à votre santé, à quelques exceptions près. Vous pouvez nous demander de vous fournir des copies dans un format autre que des photocopies. Nous utiliserons le format que vous demandez, sauf si nous ne pouvons pas le faire dans la pratique. Vous pouvez être invité à faire une demande écrite pour obtenir l'accès à vos informations sur la santé. Vous pouvez obtenir un formulaire de demande d'accès en utilisant les coordonnées indiquées à la fin du présent avis. Nous vous facturerons des frais raisonnables basés sur les coûts pour les dépenses telles que les copies et le temps de travail du personnel. Vous pouvez également demander l'accès en nous envoyant une lettre à l'adresse indiquée à la fin du présent avis, en précisant les informations spécifiques auxquelles vous souhaitez avoir accès. Si vous demandez un format alternatif, à condition qu'il nous soit possible de produire les informations dans ce format, nous facturerons des frais basés sur le coût pour la préparation et la transmission de vos informations sur la santé dans ce format. Si vous préférez, nous préparerons un résumé ou une explication de vos informations sur la santé moyennant une redevance calculée en fonction des coûts. Si nous utilisons ou conservons un dossier médical électronique (“DME”) pour vos soins, vous avez le droit de demander une copie de vos informations sous forme électronique et de nous demander de transmettre une copie de vos informations à un tiers que vous aurez désigné ; nos frais ne peuvent pas dépasser les coûts de main-d'œuvre pour répondre à une telle demande. Veuillez nous contacter en utilisant les coordonnées figurant à la fin du présent avis pour obtenir une explication complète de notre structure tarifaire.

Comptabilité de divulgation: Vous avez le droit de recevoir une liste des cas dans lesquels nous ou nos associés ont divulgué vos informations de santé à des fins autres que le traitement, le paiement, les opérations de soins de santé, lorsque vous avez fourni une autorisation et certaines autres activités, pour les 6 dernières années (ou une période plus courte si notre relation avec vous existe depuis moins de 6 ans).

Si vous demandez cette comptabilité plus d'une fois au cours d'une période de 12 mois, nous pouvons vous facturer des frais raisonnables, basés sur les coûts, pour répondre à ces demandes supplémentaires.

En ce qui concerne les divulgations effectuées par nos associés commerciaux, nous pouvons choisir de vous fournir une liste d'associés commerciaux agissant en notre nom, ainsi que leurs coordonnées, qui doivent vous fournir la comptabilité sur demande adressée directement par vous à ces entités

Restriction: Vous avez le droit de nous demander d'imposer des restrictions supplémentaires à l'utilisation ou à la divulgation de vos informations de santé. Sauf indication contraire ci-dessous, nous ne sommes pas tenus d'accepter ces restrictions supplémentaires, mais si nous le faisons, nous respecterons notre accord (sauf en cas d'urgence). À votre demande, et sauf si la loi l'exige, nous ne divulguerons pas les informations relatives à votre santé à un plan de santé à des fins de paiement ou de gestion des soins de santé lorsque les informations concernent uniquement un service/produit pour lequel vous avez payé de votre poche l'intégralité des frais.

Communication alternative: Vous avez le droit de demander par écrit que nous communiquions avec vous au sujet de vos informations de santé par d'autres moyens ou dans d'autres lieux. Votre demande doit spécifier le moyen ou le lieu alternatif et fournir une explication satisfaisante de la manière dont les paiements seront traités dans le cadre du moyen ou du lieu alternatif que vous demandez.

Amendement: Vous avez le droit de nous demander de modifier les informations relatives à votre santé. Votre demande doit être formulée par écrit et expliquer pourquoi les informations doivent être modifiées. Nous pouvons refuser votre demande dans certaines circonstances. Vous pouvez obtenir un formulaire de demande de modification des informations relatives à votre santé en utilisant les coordonnées indiquées à la fin du présent avis.

Avis: Si vous recevez cet avis sur notre site web ou par courrier électronique (e-mail), vous avez le droit de recevoir également cet avis sous forme écrite.

Violation d'informations de santé non sécurisées: Si nous découvrons que vos informations de santé ont été violées (par exemple, divulguées ou acquises par une personne non autorisée, volées, perdues ou autrement utilisées ou divulguées en violation de la législation applicable en matière de protection de la vie privée) et que la confidentialité ou la sécurité des informations a été compromise, nous devons vous informer de la violation sans délai déraisonnable et en aucun cas plus de 60 jours après notre découverte de la violation.

QUESTIONS ET PLAINTES CONCERNANT LA PROTECTION DE LA VIE PRIVEE

Si vous souhaitez obtenir de plus amples informations sur nos pratiques en matière de protection de la vie privée ou si vous avez des questions ou des préoccupations à ce sujet, veuillez nous contacter. Si vous craignez que nous ayons violé vos droits en matière de protection de la vie privée, ou si vous n'êtes pas d'accord avec une décision que nous avons prise concernant l'accès à vos informations de santé ou en réponse à une demande que vous avez faite pour modifier ou restreindre l'utilisation ou la divulgation de vos informations de santé ou pour que nous communiquions avec vous par d'autres moyens ou dans d'autres lieux, vous pouvez vous plaindre auprès de nous en utilisant les coordonnées indiquées à la fin du présent avis. Vous pouvez également choisir de déposer une plainte auprès de l'Office of Civil Rights (OCR) du ministère américain de la santé et des services sociaux, en remplissant un formulaire de plainte concernant la confidentialité des informations de santé (disponible à l'adresse suivante https://www.hhs.gov/sites/default/files/ocr-60-day-frn-hip-complaint- form-508r-11302022.pdf et en l'envoyant au bureau régional de l'OCR indiqué sur le formulaire, ou en appelant le 1-800-368-1019 pour obtenir des instructions et des informations de contact. Une plainte électronique peut être déposée à l'adresse suivante http://www.hhs.gov/ocr/privacy/hipaa/complaints/index.html. Vous devez déposer une plainte auprès de l'OCR dans les 180 jours (6 mois) suivant la survenance de l'acte ou de l'omission à l'origine de votre plainte.

Nous soutenons votre droit à la confidentialité de vos informations de santé. Nous n'exercerons aucune forme de représailles si vous décidez de déposer une plainte auprès de nous ou de l'Office des droits civils.

Informations sur le contact

Si vous avez des questions ou des plaintes concernant la protection de la vie privée, veuillez contacter :

1230 Rue de la Concorde, Lévis, QC G6W 0M7 418-839-1112
lunetespacevisionlevis@teamvisionteam.com

Lunet Espace Vision Blainville1407 Bd Michèle-Bohec Suite 102, Blainville, QC J7C 450-437-2977
lunetespacevisionblainville@teamvisionteam.com

Lunet Espace Vision Lebourgneuf1570, Boulevard Lebourgneuf, Québec, QC, G2K 2M4 418-626-1234
lunetespacevisionquebeccity@teamvisionteam.com